Como as empresas estão (ou deveriam estar) se preparando para a Reforma Tributária que começa a partir de 2026

Novembro 24, 2025 0 Por fiscalnapratica

Participei recentemente de uma palestra online, onde um advogado tributarista e um Coordenador de Tributos Diretos e Indiretos que participa efetivamente do projeto piloto da Reforma Tributária junto a Receita Federal, discutiram como as empresas estão diante da adequação à reforma tributária no brasil e como estão se preparando para este tema no próximo ano.

Para uma transição segura, criei uma lista com principais pontos de atenção e no final do texto há um link com um Checklist básico para uma transição tranquila da reforma tributária, para voce que ainda não começou.

A Reforma Tributária que entra em vigor a partir de 2026 representa uma das maiores mudanças estruturais já realizadas no sistema tributário brasileiro, exigindo das empresas uma revisão profunda de processos, tecnologia e cultura operacional. Embora muitas organizações tenham demorado a perceber a dimensão das mudanças, há atualmente um senso de urgência crescente, com diversas áreas internas finalmente se engajando na adaptação às novas regras. E hoje nosso tema será justamente sobre isso: “Como as Empresas Estão (ou Deveriam Estar) se Preparando para a Reforma Tributária a Partir de 2026”.

1. A ruptura do modelo atual e o novo paradigma tributário

A reforma tributária rompe completamente com o modelo declaratório tradicional. Hoje, as empresas registram notas fiscais, processam informações (fazem ajustes) e só depois consolidam e apuram os impostos (geralmente no final do mês).

No novo modelo isso deixa de existir!

O que muda?

· A escrituração passa a ocorrer no momento da emissão da nota fiscal, e não mais posteriormente. Assim, o problema crônico de “escrituração em atraso” deixa de existir, pois o próprio processo passa a ser automático.

· O imposto será recolhido automaticamente no ato da emissão (tudo isso de forma automática, similar ao que acontece com uma conta corrente). E para ficar mais claro: antes mesmo do caminhão chegar à empresa, a nota já estará escriturada e o tributo correspondente já terá sido pago.

As empresas saem de um modelo declaratório para um modelo de conciliação (similar ao IR pré-preenchido, onde você confirma informações já conhecidas pelo Fisco). E a partir disso, a utilização dos eventos da NF-e torna-se parte fundamental do fluxo tributário, pois será validado as devoluções e complementos aos seus respectivos eventos na nota fiscal.

Essa inversão obriga as empresas a terem cadastros limpos, processos bem definidos e sistemas alinhados, pois qualquer erro passa a bloquear operações em tempo real.

2. A importância da revisão de cadastros

Um dos pilares do projeto de adequação à Reforma Tributária é a revisão minuciosa de todos os cadastros que influenciam a apuração tributária:

Clientes, Fornecedores, Produtos e até regras tributárias já configuradas.

Este será o trabalho mais manual e sensível do projeto.

Por exemplo:

Cadastro de fornecedor:

Fornecedores que não estiverem adequados à Reforma Tributária, ou que emitirem notas fiscais com erros, podem comprometer a sua apuração assistida, gerar inconsistências e até interromper sua operação.

Um ponto crítico: se o seu principal fornecedor não atender às novas exigências, ele pode simplesmente não conseguir emitir a nota da matéria-prima que você precisa. Isso afeta imediatamente sua produção, seu faturamento e toda a cadeia logística.

3. Preparação da base e saneamento inicial

Essa é a reforma tributária mais tecnológica que estamos vivendo, a maior parte das apurações serão automatizadas e terá pouca interferência humana durante as apurações. Porém, antes de qualquer implementação tecnológica, é necessário um extenso processo de saneamento e revisão de cadastros:

Limpeza e padronização dos cadastros. Revisar se sua base de cadastros está completa e todas as classificações estão corretas.
Correção de informações que possam interferir no cálculo dos novos tributos. Geralmente o perfil de produto, operação, e do participante são pontos cruciais se uma operação deve ser tributada de uma forma ou de outra, ou não deve ser tributada. Esse cadastro é de suma importância, pois ele define como o sistema fará a leitura e a tributação daquela operação. Portanto esses cadastros devem ser revisados e atualizados pois a apuração ocorrerá no momento da emissão da nota fiscal, e não terá tempo para revisar o cadastro no momento da apuração mais, como é feito atualmente.
Revisão das regras tributárias existentes, inclusive das vigentes (ICMS, ISS, PIS, COFINS, IPI). Além de ser uma oportunidade para revisão do cadastro de novos tributos, os antigos tambem serão impactados, pois na correria do dia a dia, geralmente só atualizamos um cadastro quando uma nota fiscal é emitida/escriturada ou quando no momento da apuração identificamos a falha, e agora com o processo automatizado, esses cadastros precisarão andar alinhados e sempre o mais atualizados possível. Embora o foco seja a reforma, esse saneamento também melhora a qualidade tributária do legado, mas veja como uma oportunidade rara de corrigir distorções antigas.

4. Ajustes técnicos e novas exigências para 2026

A partir de 2026, a emissão de notas fiscais dependerá obrigatoriamente do preenchimento de novas tags nos XML dos documentos eletrônicos. Sem esses preenchimentos, a emissão poderá ser bloqueada, colocando em risco a operação.

Por isso, muitas empresas e fornecedores de ERP já estão atualizando seus sistemas. Porém:

Desafios:

As Notas Técnicas (NT) da Receita Federal sofrem constantes revisões. É preciso acompanhar as principais publicações da RTC e suas NT’s. E ajustar aquelas que se enquadram no seu negócio ao seu sistema. Pois não existe uma Nota Técnica “final” da reforma tributária. Esse é um processo que precisa ser ajustado conforme as empresas vão se adequando à Reforma Tributária.
O escopo da reforma é dinâmico e ainda está em construção.

Diante desse cenário, os ERP precisam oferecer flexibilidade, e as empresas precisam manter um processo contínuo de atualização.

5. Parceria entre TAX e TI: um caminho obrigatório!

A Reforma Tributária exige uma integração completa entre as áreas de TI e TAX. Nesse período de transição, esses departamentos precisam atuar lado a lado, em total sintonia, porque as parametrizações do ERP só serão eficazes se refletirem corretamente o entendimento técnico definido pelo time de TAX.

TAX direciona o caminho técnico-tributário.

TI traduz essa orientação em regras, sistemas e parametrizações.
Portanto, ferramentas prontas prometendo “implementar a reforma” não são suficientes. Pois, só quem conhece profundamente as operações e particularidades do negócio é o próprio time de TAX.
Além disso, fornecedores de software estão sobrecarregados: todos os clientes estão implementando ao mesmo tempo, o que reforça a necessidade de parceria e planejamento.

Em resumo, TAX define o caminho e TI constrói a estrada.

6. Áreas mais impactadas

Embora toda a empresa seja afetada, alguns departamentos exigem atenção especial:

Jurídico: revisão de contratos e cláusulas alinhadas à nova tributação.
Faturamento: ajustes de preços e tratamento adequado nas notas fiscais.
Recebimento / Almoxarifado: classificação fiscal e contábil precisa e imediata.
TAX, TI, Contabilidade: núcleo multidisciplinar do projeto.

A implementação deve envolver todas as áreas de forma integrada e sinérgica, pois a reforma impacta a empresa como um todo.

7. Riscos para empresas que ainda não estão se adequando

Muitas empresas ainda não se ajustaram às NTs que serão obrigatórias para a validação das notas fiscais a partir de janeiro de 2026.

Risco real e imediato:

Paralisação total da emissão de notas fiscais.

Sem emissão de notas:

não há faturamento,
não há entrada de estoque/materiais,
ou seja, não há operação!

Para evitar esse cenário, é obrigatório que as empresas implementem o quanto antes todas as atualizações e práticas exigidas pelos novos padrões da Reforma Tributária.

8. Como saber se sua empresa está no caminho certo?

Alguns indicadores mostram que a empresa está avançando de forma adequada:

Está parametrizando o ERP para emitir notas com os novos tributos.
Já está testando IBS/CBS em ambientes de homologação e produção.
Simula todos os cenários e operações reais com os novos tributos (estressar o sistema com todos os testes necessários).
Revisão de cadastros, contratos, processos, orçamentos, etc.
Prepara a cultura interna para o novo modelo de apuração assistida. Como agora tudo acontece “ao vivo”, cada nota fiscal emitida precisa ser pensada (especialmente aquelas que surgem para consertar um processo que já começou errado em outro departamento).

O período pré-reforma deve ser usado para antecipar problemas, visto que no início de 2026 coexistirão os tributos atuais com os novos — aumentando significativamente a carga operacional.

9. Ferramentas estratégicas: simulações e calculadora de cenários

A Receita Federal disponibilizou ferramentas e calculadoras para tributária que é essencial para:

prever impactos financeiros,
analisar margem,
ajustar preços,
identificar mudanças necessárias nos processos,
apoiar decisões estratégicas,
Identificar a tributação adequada para determinada operação,
Cenários permitidos para validação de XML.

10. Revisões necessárias para a transformação completa

A preparação exige uma revisão profunda em diversos pilares:

Processos
Cadastros
Contratos
Orçamentos
Cultura empresarial — o fisco agora conhece sua operação em tempo real; o modelo declaratório deixa de existir.

Conclusão

A reforma tributária não é apenas uma mudança na legislação fiscal, é uma transformação operacional, tecnológica e cultural. Exige planejamento, integração entre áreas, revisão de dados, testes e acompanhamento contínuo das Notas Técnicas.

As empresas que iniciarem essa preparação com antecedência estarão não apenas em conformidade, mas em vantagem competitiva quando o novo sistema entrar em vigor.

Link do chacklist para iniciar o projeto da reforma tributária: CHECKLIST.docx

Fonte: Lucas Fonseca