Nota fiscal avulsa: o que é, para que serve e como emitir

A NFA (Nota Fiscal Avulsa) é um documento fiscal voltado, geralmente, para quem não é obrigado a emitir nota fiscal. Porém, ela pode possibilitar novos negócios e, dependendo da ocasião, eleva o tom de profissionalismo e confiabilidade. Por outro lado, vale ressaltar que não existe uma regulamentação única para a emissão deste documento fiscal. Isso quer dizer que sua aplicação e as devidas regras variam de estado para estado. Inclusive, São Paulo, por exemplo, não permite a utilização. Então, saiba agora o que é, para que serve e como emitir uma nota fiscal avulsa.

O que é a NFA (Nota Fiscal Avulsa)?

A NFA (Nota Fiscal Avulsa) é um documento fiscal relativamente versátil, pois poderá ser exigido para acompanhar o transporte de bens realizados por um não contribuinte, como no caso de mudanças residenciais ou ser emitido de forma esporádica por aquele que tem objetivo de registrar a venda de mercadorias ou a prestação de serviços por parte de contribuintes que não são obrigados a emitir nota fiscal de forma regular.

Como não existe uma regulamentação uniforme sobre a sua emissão, o uso e as decorrentes regras variam de estado para estado.

Para que serve a Nota Fiscal Avulsa?

De um modo geral, quando aceita, podemos dizer que a Nota Fiscal Avulsa é como uma alternativa para formalizar operações comerciais e prestações de serviços de forma legal, garantindo que os tributos devidos sejam recolhidos corretamente. Além disso, sua emissão pode contribuir para a transparência fiscal.

Qual a diferença entre Nota Fiscal Avulsa e Nota Fiscal Avulsa Eletrônica?

Antes de responder a esta pergunta, vale ressaltar que os modelos variam de estado para estado. Mas, de modo geral, podemos citar as diferenças como veremos a seguir.

Nota Fiscal Avulsa (NFA):

1. Formato físico: Quando existe esta possibilidade, a Nota Fiscal Avulsa é geralmente emitida em papel. Normalmente, o contribuinte precisa se deslocar até a unidade de atendimento da SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda) ou um posto autorizado para solicitar a emissão desse documento.
2. Processo de emissão manual: Geralmente, o preenchimento da NFA é feito manualmente ou com o auxílio de um formulário físico fornecido pela SEFAZ. Isso pode aumentar a possibilidade de erros humanos no preenchimento.
3. Uso limitado: O uso depende de estado para estado. Há estados, como Minas Gerais, por exemplo, que permitem o uso por pessoa física, pessoas jurídica não inscrita, produtor rural pessoa física e MEI (Microempreendedor Individual). Porém, vale a consulta de como funciona no seu estado.
4. Registros e controle: Quando existe a possibilidade da emissão, o controle e a autenticação da NFA, geralmente, são feitos manualmente pelos órgãos fiscais, o que pode gerar mais burocracia e demora na validação do documento.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e):

1. Formato digital: Nos estados que permitem a emissão da NFA-e, seu armazenamento é feito de forma eletrônica. Como geralmente ocorre com os documentos fiscais eletrônicos, a transação e os dados são processados por meio do sistema online, eliminando a necessidade de formulários em papel.
2. Emissão online: Geralmente, o contribuinte pode emitir a NFA-e pela internet, o que facilita o processo e diminui a burocracia. Isso requer um computador ou dispositivo móvel com acesso à internet.
3. Automatização e precisão: Em regra, o sistema digital permite a automação de cálculos de impostos e a validação de informações em tempo real, reduzindo a chance de erros de preenchimento e inconsistências.
4. Validação e autenticidade: A NFA-e, geralmente, requer um certificado digital para garantir a autenticidade e a integridade das informações transmitidas. A assinatura digital também confere validade jurídica ao documento.
5. Consulta e armazenamento: Em regra, tanto o contribuinte quanto os órgãos fiscais podem acessar, consultar e armazenar as notas fiscais eletrônicas de forma mais eficiente, utilizando sistemas de gestão eletrônica.

Qual a diferença entre a NFA-e e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

Como dissemos, a utilização da NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica) varia muito de estado para estado. Mas vale dizer que a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), também chamada de nota fiscal de produto, é o documento fiscal usado para formalizar a venda de alguma mercadoria, seja no ambiente físico ou no digital. Ela é destinada a contribuintes que realizam operações comerciais de forma regular e contínua, sendo emitida através de sistemas integrados de gestão empresarial (ERP) ou softwares específicos para emissão de notas fiscais.

Já a NFA-e é vista como alternativa para o contribuinte que, ocasionalmente, precisa emitir um documento fiscal. Como suas regras não são uniformes, ou seja, não têm um padrão nacional, até sua definição varia muito de estado para estado.

Quais os requisitos para emissão da NFA-e?

Não existe um padrão único para a emissão da NFA-e, mas, em alguns estados, o contribuinte precisa cumprir requisitos como: estar inscrito no SEFAZ, dispor de um certificado digital, assinatura digital, entre outros. Vale checar quais são as exigências no seu estado.

Como emitir uma nota fiscal avulsa eletrônica?

Assim como no caso dos requisitos para a emissão da NFA-e, o modo de emitir este documento fiscal também varia de estado para estado. Portanto, o melhor a fazer é consultar como é feita a emissão em seu estado.

Quais são os erros mais comuns na emissão da NFA-e?

Apesar de não haver um padrão nacional na emissão da NFA-e, podemos citar alguns erros que também acontecem na emissão de outros documentos fiscais. Por exemplo:

• Preenchimento incorreto dos dados: informações erradas ou incompletas sobre o remetente, destinatário ou mercadorias podem invalidar a nota;
• Falta de documentos: alguns estados exigem a apresentação de documentos específicos para a emissão de nota fiscal. A ausência desses documentos pode resultar na rejeição da nota;
• Erro na assinatura digital: problemas com o certificado digital, como validade expirada ou erros na assinatura, podem impedir a emissão da nota;
• Erro no envio da nota: falhas na conexão com o portal da SEFAZ ou problemas técnicos no sistema podem dificultar o envio e validação;
• Emissão em situação irregular: emitir uma nota fiscal sem atender às regulamentações específicas do estado pode levar à penalização;
• Atraso na entrega: entregar a nota fora do prazo estabelecido pode gerar multas e sanções;
• Cancelamento: não seguir corretamente os procedimentos de cancelamento pode causar complicações fiscais.

Qual o valor do imposto da nota fiscal avulsa?

O valor do imposto para a nota fiscal avulsa varia de acordo com o tipo de mercadoria ou serviço e a alíquota aplicada pelo estado. Normalmente, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é o principal tributo associado à NFA. As alíquotas do ICMS podem variar entre 7% e 22%, dependendo do estado e da categoria do produto ou serviço. Recomenda-se consultar a legislação tributária local para determinar a alíquota correta.

Como evitar problemas com a emissão da NFA-e?

No geral, para evitar problemas com a emissão da NFA-e, é importante que você:

• Verifique os requisitos legais: antes de emitir uma NFA-e, consulte as regras e regulamentações da SEFAZ do seu estado.
• Mantenha os dados atualizados: certifique-se de que todas as informações cadastrais estão corretas e atualizadas no sistema da SEFAZ.
• Use um certificado digital válido: se necessário, tenha um certificado digital atualizado para garantir a validade das notas fiscais emitidas.
• Revise as informações antes de enviar: verifique todos os dados preenchidos para evitar erros e inconsistências.
• Acompanhe o status da nota fiscal: após a emissão, monitore o status da NFA-e no portal da SEFAZ para garantir que não houve problemas de processamento.